プレスリリース配信後の意外な落とし穴!お問い合わせ先の重要性について

プレスリリース配信後、掲載連絡や取材などメディアからの反応・お問い合わせがあると嬉しいですよね。掲載を獲得できることやお問い合わせがあることは当たり前ではありませんが、実はメディアが連絡をしようと思っていたのにプレスリリース内に掲載している「お問い合わせ先」の情報によってチャンスを逃してしまっている可能性も

今回の記事では、プレスリリースに記載する「お問い合わせ先」の重要性について解説します。

お問い合わせ情報は必須

まず、大前提としてプレスリリースを出す前に「報道関係者向けのお問い合わせ先」の記載があることを徹底しましょう。

本メディア「PRHACK」を運営するプレスリリース配信サービス「アットプレス」では、お客様からお申込みをいただいたプレスリリース原稿の校正を行いますが、お問い合わせ先情報の記載がないプレスリリースでお申込みをいただくことがしばしばあります。アットプレス他、校正サービスの付くプレスリリース配信サービスなどをご利用の場合は、サービス側から指摘をすることで「お問い合わせ先情報なし」のプレスリリースでメディア配信してしまうことを未然に防げますが、自社で活動をしている場合は社内で確認を徹底できる体制づくりが重要です。
「お問い合わせ先情報」がない場合、メディアからのコンタクトが出来ませんので気を付けましょう。

書いておくべき基本情報

■報道関係者のお問い合わせ先
① 企業名
② 部署名・担当者名
③ 連絡先(メールアドレス・電話番号・FAX番号)

① 企業名
プレスリリース発行者がお問い合わせ先になるケースがほとんどかと思いますが、場合によってはPR窓口を他の企業が担っていたり事務局がPR代理店内に存在することもあります。企業名の記載がなく、当然発行者企業宛てなのだろうと電話をかけたところ想定と異なる会社名を名乗られた場合、メディア編集者・記者は「番号が誤っていたか」と不安になります。また、FAXでプレスリリースを送っていた場合、お問い合わせ先情報の記載ページのみを見てもどの企業の連絡先であるかが分かるよう、プレスリリースを送る側が様々なケースを想定して配慮しましょう。

② 部署名・担当者名
企業によっては、担当者個人/広報部の連絡先を掲載できることもあるかと思いますが、特に代表の連絡先を掲載する場合は「担当の部署・担当者」をあわせて記載しましょう。意識すべきは、メディア編集者・記者からの連絡を誰が受けてもスムーズに担当者へ繋げられる導線づくりです。せっかく連絡があっても電話口の方が誰に繋ぐべきか分からず「担当者が分からない」という状態にならないように気を付けましょう。

③連絡先(メールアドレス・電話番号・FAX番号)
最も肝心な連絡先、メールアドレス・電話番号・FAX番号など報道関係者からのお問い合わせに対応できる窓口の連絡先を誤りなくしっかりと記載しておきましょう。詳細は後述しますが、その際にメディア編集者・記者が自分の都合にあわせて選べるよう複数の連絡手段を設けられると良いです。

「お問い合わせ先」を書くとき3つの注意点

注意点① 窓口をしっかり設ける

実は「お問い合わせ先」は公開・非公開のものと大きく分けて2つに分類することが可能です。簡単にそれぞれの役割を説明すると公開=一般の方からのお問い合わせ用」「非公開=報道関係者からのお問い合わせ用とされることが多いです。
以下、それぞれを分ける理由やどういった連絡先を公開・非公開の連絡先とすべきかを説明します。

■非公開│報道関係者からのお問い合わせ先
担当者と最も連絡が付きやすい連絡先を掲載することを推奨します。電話番号を記載する場合は、固定番号だけでなく、携帯番号もあると尚良いです。記者の方が問い合わせをする際、一刻を争うような事態もあるため、直接担当に繋がる携帯番号があると親切です。

■公開│一般の方からのお問い合わせ用
非公開の連絡先と同様でも良いですが、本当に見逃したくない報道関係者からのお問い合わせが埋もれてしまう可能性も考えられるため、別々の連絡先とすることをおすすめします。また、公開をする以上意図しない営業の対象になってしまう可能性を考慮して掲載する連絡先を選びましょう。

また、外出の多い担当であるのにも関わらず固定番号だけを掲載し「担当者不在」という事態や、あまりメールを見ない担当にも関わらずメールアドレスのみを掲載し「メールが返って来ない」などの事態は避けられるよう、広報窓口の整備がしっかりしていることも事前に確認しておきましょう。整備がされていない場合、せっかくのお問い合わせ機会を逃してしまう可能性があります。

注意点② 連絡手段は複数設ける

先述したよう、連絡手段はメディア編集者・記者が自分の都合にあわせて選べるよう複数設けられることをおすすめします。例えば、締切まで時間がない中で急遽取材が必要になった新聞記者やテレビ関係の方であると、回答まで時間の空く可能性が高いメール連絡よりもすぐにレスポンスが貰える電話連絡を好まれる傾向があります。一方で伺いたい情報がたくさんあるケースや、記事の公開前連絡などの場合はメールでの連絡の方が都合がよいケースがあります。

※ただし、注意点①でも記載をしたよう「連絡が付く」ことが大前提。複数連絡手段を用意しても繋がらなかったら意味がありません。メディア編集者・記者への配慮と、社内での窓口整備の折り合いをつけて設定しましょう。

注意点③ 記載情報は誤りのないように

色々と記載してきましたが、何よりも電話番号やFAX番号、メールアドレスの記載情報が誤っていないか配信前には今一度確認をしておきましょう。せっかくのメディアからのお問い合わせが届かないだけでなく、場合によってはプレスリリースとは全く関係のない方に企業としてご迷惑をお掛けすると念頭に置き、慎重に確認をしましょう。

さいごに

今回は、プレスリリースの中でもメディアからの取材などの連絡を獲得する上で重要な「お問い合わせ先」について解説しました。今までは代表番号だけを書いていた/気に留めていなかったという方も、今後プレスリリース配信をする際「今度のお問い合わせ先はどこにすべきか」一度考えていただく機会となれば嬉しい限りです。

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