プレスリリースが誤っていた…そんな事態での修正・訂正の作法

プレスリリースを配信し終えた後「プレスリリースに誤りが発覚!どうしよう、修正できるのかな…?」突然のことに何をしたらいいか分からなくなることは容易に想像できます。
誤字脱字があった・公開してはいけない画像だった・数字に誤りがあったなど…しかし人間ミスは付き物です。ただし、プレスリリースは公的文書ですので、誤った情報を記載したプレスリリースを見た人が誤認されたり、信頼度にも影響します。本記事では、ミスが起きてしまった場合に適切に対処する方法を解説します。

プレスリリース配信後、修正・訂正はできるの?

プレスリリースは、配信と同時に配信先の報道機関(メディア)や記者に送られ、SNSでの拡散や複数メディアへの転載などの可能性があります。そのため、大前提として一度世に出た後、その情報を完全に修正・訂正することはできない、ということを認識する必要があります。

メディアの手元に届けた情報は当然ながら修正できませんが、例えばプレスリリース配信サービスをご利用されている場合、大抵のサービスはWEB上の掲載を修正することは可能です。

焦って修正・訂正を重ねることは、よりメディアの心象を悪くしてしまいますので、落ち着いてミスがあった内容の影響度などに応じて正しい対処をすることで、修正は最小限に抑えるようにしましょう。

焦りは禁物!修正・訂正前に確認すべきこと

修正・訂正が必要な箇所

もし修正・訂正対応が必要になってしまった場合すぐにでも情報を正したい気持ちは分かりますが、焦りは百害あって一利なし。一度落ち着き、最小限の対応で済むように修正・訂正が必要な箇所を洗い出して見落としがないか今一度確認をしましょう。

修正・訂正内容の影響度

修正・訂正が必要な箇所が確認できたら、次はその影響度を確認します。もしPR代理店・プレスリリース配信サービスを利用している場合、一人で進めずに社内で確認できている情報をまとめ、どのような対応が適切か相談することをおすすめします。

影響度に応じる対処としては大きく分けて、以下の2つに分類ができます。

  • 誤解が生じる可能性の低いミス(例:誤字・脱字):ウェブ上の修正のみ
  • 重要事項で誤解が生じると大事に至るミス(例:日時・場所の誤り):訂正リリースを出す

影響度の大小に応じて対処が違う理由は、「訂正リリース」を届ける=メディアに「誤った情報を配信した」というお知らせを送ることであるため、少なからず心象が悪くなってしまう可能性があるから。なるべくネガティブな印象を避けるためには、影響度を見て最小限の修正・訂正連絡で収めることをおすすめしています。

修正・訂正の方法

ウェブ上の情報を修正

プレスリリース配信代行サービスを使用されている場合、そのサービス毎に修正方法がありますので、案内に沿って修正をしましょう。ご自身で修正をする必要がある場合は、最初に確認した修正必要箇所を誤りのないように修正し、反映前にダブルチェックをしておくと安心です。
サービス会社へ依頼をかける場合、どの箇所の何をどのように変更する必要があるのか分かりやすく依頼しましょう。

訂正リリースの配信

訂正リリースには決まったタイトルや定型がある訳ではありませんが、「訂正が必要であること」「何がどのように訂正が必要なのか」が必ず一目で分かるようにしましょう。

訂正リリースの送り先は、訂正が必要なプレスリリースを送ったメディアが対象です。なお、訂正リリースを送ったからといって、全てのメディアが見落とさないとは限りませんし、すぐに修正対応してくれるとも限りません。もし誤った情報で記事になっているものがあれば、適宜直接そのメディアへ連絡を取ることも手段の一つです。

【参考】訂正プレスリリースのサンプル

≪タイトル≫
【訂正】●●●●●(当初のプレスリリースタイトルをそのまま)

≪本文≫
-----------------------------------------------------------------------

202●年●月●日 ●時半ごろ配信いたしました、
株式会社■■■■■■のプレスリリース、

    ▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲
      ▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲

について、下記の通り内容に誤りがございました

==============================

■訂正部分:第二段落

<誤>
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~●●●~~~~。

<正>
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~■■■~~~~。

==============================

●●● が、 ■■■ の誤りでした。

大変お手数をおかけしますが、当該プレスリリースを破棄願えますでしょうか。
訂正の上、再度配信させていただきますので、以下、再送リリース文をご参照いただきますようお願い申し上げます。

-----------------------------------------------------------------------

(以下は、プレスリリースの全文(修正済みののも)を元のとおりに貼り付け。)

さいごに

誤りがないことが最も望ましいのは大前提ですが、プレスリリースを定期配信している以上、ミスは付き物です。そのときに大切なことは、ミスに合わせた適切な対処を行うこと。焦らずに、どのような対処が必要な誤りがあるのかを確認し、どうしてミスが起きたのかをチェック、次回以降同じ誤りを起こさないように仕組みづくりをしておきましょう。

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