プレスリリースの送り方のギモン:いつ・どこへ・どのように送るの?

広報の基本であり、初めての広報活動をスタートするにもおすすめの「プレスリリース」。書いたはいいけれど、どのようにしてどこへ送ったらいいのか分からずに不安になっている人もいることと思います。

この記事では、そもそも「プレスリリース」を送る意味、送るタイミングや送り先、狙うメディアに合わせた主流な送り方を解説します。

そもそも…プレスリリースを送る意味

プレスリリースを報道機関(メディア)へ送る活動は、普段自分たちの企業活動や製品・サービスなどのことを知らない記者・編集者に知ってもらう機会となり、興味を持ってもらえた場合は、それらメディアでの露出にも繋がる可能性を持ちます

自社サイトでお知らせとして更新をしているだけに留まると、メディア側から検索をするなりアクションが必要になり、見て欲しい人に見てもらえない、という結果にもなりえます。

企業・団体の活動を知り・理解し・興味を持ってもらうという「プレスリリース(広報活動)」を成立させるためには、ターゲットが合致する適切なメディアを選定し、それを届けることが重要です。

メディアに合わせて選ぶ主流な送り方

FAX

「FAXなんて時代遅れ」と思われるかもしれませんが、特に新聞・雑誌においては「FAXでプレスリリースを送ってほしい」と希望されるメディアが多いです。
FAXでプレスリリースを送る場合、他の配信方法よりも画像の視覚的訴求のパワーが大きく、インパクトのある画像がFAXの1枚目にあることで目を惹きやすくなります。また、気を付けるべきポイントとしてFAXの枚数が多くなり過ぎないようにページ数を気にするようにしましょう。メディアによっては「5枚以上になるプレスリリースはお断り」など枚数制限を設けていることもあるだけでなく、メディア側もあなた1社のプレスリリースだけを受け取っている訳ではないことを忘れてはいけません。

メール

近年多く、最も手軽に送りやすい方法です。特に編集のしやすさから、ニュースサイトなどの記者・編集者はメールでの配信を希望されることが多い傾向にあります。手軽であるからこそ、多くの企業・団体がメールでプレスリリースを送っているため、その中から「興味をもってもらう」というハードルがあります。

メールで送る時には、以下3点に気を付けましょう。

    1.メールの件名はプレスリリースのタイトルに

    メールでプレスリリースを受け取っている記者・編集者の場合、先述の通り何百通という多数のプレスリリースを受信しているため、一通一通開封して読むようなことはせず「受信ボックス一覧」から興味があるものを選別し、興味を惹いたものだけを確認していきます。
    そのため「プレスリリースの件について」「プレスリリースを送らせていただきます」などの件名では内容が何も分からないため開封されない可能性が高いです。件名はプレスリリースの惹きのある情報などを記載しているタイトルにしましょう。

    2.差出人はきちんと記載

    メールの「受信ボックス一覧」でタイトル以外に表示される情報として「差出人」があります。この設定をメールアドレスのままや、ローマ字設定で送るより漢字表記でのフルネーム」や「ABC広報・田中」など企業名・広報担当であること・名前を記載するような設定にしましょう。

    3.メール本文を見て、プレスリリース概要が分かるように

    タイトルで興味を持ち、メールを開いても追加概要が分からない場合は非常にもったいないです。メール本文をプレスリリース文にするなり、概要を簡潔に記載し、詳細はPDFで添付するなりメールを開いたらタイトルからもう1歩踏み込んだ概要まで分かるようにしておきましょう。

    記者クラブ

    「記者クラブ」とは、新聞社やテレビ局などの記者やジャーナリスト等による親睦組織であると同時に取材機関でもあり、日々記者クラブへ出向き情報を収集するために活用されています。一見、一般の企業は立ち入りにくい印象を受けるかもしれませんが、情報提供者としては記者クラブへの「投げ込み」は、1度に複数の記者やジャーナリストに情報を届けることができるため大きなメリットがあります。

    各省庁、都道府県庁、市役所、警察署、団体などの記者室に置かれた取材のための機関のこと。企業にとっても、記者との重要な接点となっている。もともとは、「各公共機関に配属された有志が集まって親睦、社交を目的とするものであり、取材上の問題に関与しないものとする」とされている(日本新聞協会方針)。しかし、次第に取材機構として制度化してきた。情報を提供する側にとっては、1カ所で同時発表できるメリットもある。

    公益社団法人日本パブリックリレーションズ協会│PR用語ミニ辞典

    他にも届ける方法はある

    問い合わせフォーム

    最近では、お問い合わせフォームに「情報・プレスリリース提供」などの項目を設け、ニュースサイトから手軽に投稿できるサイトも増えてきています。連絡先を公開していなくても、メディアの指示するフォーマットに沿って情報を入力してプレスリリース情報を届けることが出来ます。

    郵送

    メールアドレスやFAX番号が分からなくても、郵送で届ける手段があります。FAXと同じく「紙」で届けられつつ、カラーで送れることや、サンプルがある場合に同封できる、という利点があります。

    タイミング

    結論から述べると「絶対にこのタイミングがいい」という絶対は存在しません
    そのため、下記に記載する情報については囚われすぎずに一般的な参考程度と頭に留めていただければと思います。締切が近くても「価値がある」と判断されてば取り上げられるし、猶予があっても「価値がない」と判断されれば取り上げられません。

    また、例えば商品発売のプレスリリースを出す予定でいたものの、発売日を過ぎてしまった場合、あえて良い曜日を待つのではなく、情報鮮度が落ちないよう一刻も早い配信を目指すべきです。

    臨機応変に、何よりも「メディアにとっての価値」そして「情報鮮度」を優先することが大事です。

    媒体ごと

    雑誌 ・月刊誌:狙う号の2~3カ月前
    ・週刊誌:狙う号の2~3週間前
    新聞 ・随時
    直近予定であれば、朝刊・夕刊の締切を意識
    テレビ ・随時
    直近予定であれば、狙う番組の放送によって締切を意識
    ニュースサイト ・随時

    曜日

    月曜 休み明け、週初めはバタつきがちなので出すとしても早い時間は避けるのが◎(連休明けも同じく)
    火・水・木曜 ★あえておすすめするのであれば、この3日の週なかび
    金曜 翌日から休みに入る・株価への影響が少なくなることから、不祥事などネガティブなニュースを出すという通説があるので遅めの時間は避ける◎
    土・日曜 動いていないメディアもあるのであまりおすすめではない。一方、動いているメディアは情報数が少ないので、狙い目という考え方も(祝日も同じく)

    時間

    時間に関しては、早朝番組や朝刊など様々な時間帯で動いている記者や編集者の方がいるので、気にし過ぎる必要はありませんが、1日の中で早すぎ・遅すぎの時間帯の場合オンタイムで見ていただきにくい可能性が高いです。
    また、「プレスリリース配信日」の当日中に記者・編集者の目に入る方が「その日の新鮮な情報」として認識してもらうことができることを踏まえると、夕方前後よりも午前中~お昼頃までに配信している方が良いと言えそうです。

    もし、代理店や配信代行サービスを利用されている場合は、内容都度おすすめの配信タイミングを聞いてみるのもおすすめです。

    配信先メディア

    配信先の重要性

    「プレスリリースは数打てば当たる」と1度に送れる限りのメディアを配信先とする考えや「とりあえず持ってるメディアリストに送っていればいいでしょう」と思っている方は一定数いらっしゃるかと思います。ただし、プレスリリースは「その情報に価値を感じるメディア」へ届けられて初めて意味がありますターゲットが合致していないメディアへの送付は、意味がないばかりか「うちに関係ない情報をいつも送ってきて迷惑だな」などとかえって企業イメージを損ねる可能性さえあるので、内容だけでなくどこへ送るかも非常に重要です。

    メディアの種類について

    メディアには様々な種類がありますが、プレスリリースを出すにあたって「このメディアに取り上げて欲しい」と思うメディアの場合、そのメディアが以下どちらの種類に当てはまるかを事前に確認しましょう。

    • 記事を書くメディア
    • 提供元メディアからの記事を(主に)掲載しているメディア

    すべてのメディアがサイトに掲載する全記事書いているのではなく、他メディアからニュース記事の提供を受け、掲載するメディアもあります

    例えば「Yahoo!ニュースに掲載されたい」と思う方は多くいらっしゃると思いますが、Yahoo!ニュースは後者、一部の特集記事などを除きニュース提供社からの記事を掲載しています。このようなメディアへの掲載を狙う場合は直接プレスリリースを送るのではなく、ニュース提供社のメディアへの掲載を狙うことが重要です。

    <一部メディアのニュース提供社一覧>

    Yahoo!ニュース livedoorニュース exciteニュース
    BIGLOBEニュース infoseekニュース ニコニコニュース
    gooニュース @niftyニュース mixiニュース
    dmenuニュース

    送り先の調べ方

    肝心な各メディアの送り先に関しては、実はツテがなくても調べることができます。直接「プレスリリース窓口」を設けられているサイトがあったり、日本パブリックリレーションズ協会が毎年発行している『広報・マスコミハンドブック PR手帳』や、宣伝会議が毎年発行する『マスコミ電話帳』等の市販本からも情報を得ることができます。ハードルが高いと思われがちですが、広報の基本的な活動なだけあって、意外と初心者でも取り組むことができるのも納得です。

    取り組みやすい調べ方として、以下が挙げられます。

    • サイトで調べる
    • 電話で直接確認
    • 市販本で調べる
    • 図書館で調べる

    代表的な3つの実施方法

    自社でプレスリリースを配信

    最もイメージしやすい実施方法は、自社内でプレスリリースを作成して自分たちで配信まで実施する方法です。この方法はすべて社内で行うため、コストは通信費程度で抑えられるということが魅力です。一方で、広報部の立ち上げ段階である場合や広報部がない場合は、どのように進めたら良いかに関しての知識がなく、進める上での不安が生じてしまう懸念が残ります。

    PR会社などにプレスリリース活動を委託

    PR会社は、クライアントの会社・サービス・製品などの認知拡大を実現させるための活動をサポートするサービスを提供しています。PR全般のサポートには、事前ヒアリング~戦略立て~企画立案~情報収集~メディアコンタクト~活動報告などが含まれるため、社内で知識がなくともPRのプロに頼れるので安心です。一方で料金は依頼内容や度合いによって様々ですが、プレスリリースの作成・配信の平均相場は15万~25万円、施策別のPR費用の相場は以下といわれています。規模によっては年間1,000万円以上もかかることから十分な予算が必要です。

    画像:PR会社に依頼する際の平均費用と料金相場【2020年完全版】│アイミツ

    プレスリリース配信代行サービスを活用

    プレスリリース配信代行サービスは、複数サービスがありますが、基本的にはどれも広報担当者の代わりにメディアへメールやFAXでプレスリリースを配信するサービスです。自社で行う場合は、送りたいメディアの連絡先を自ら調べ、それぞれ配信を行う必要がありますが、相場で3万~5万円程度でその業務を代行するというものです。

    最近は、企業規模大小問わず様々な企業が代行サービスを利用していますが、もちろん初めてプレスリリースを行う上で「連絡先を知らないけど配信はしたい」企業にもおすすめです。どのサービスもベースとなる内容は一緒ですが、価格帯や配信できるメディア数、含まれるサポート体制などはそれぞれ異なりますので、自社にあったサービスを探しましょう。

    さいごに

    今回は、プレスリリースをメディアに届けるために必要な基本情報をお伝えしました。どのプレスリリースにおいても、適切な情報を適切な人に適切な方法で届けることが重要。ぜひ、プレスリリース配信の参考にしていただき、メディアへの露出や認知度向上などに繋げていただけたらと思います。

    プレスリリースのお悩みをプロに相談
    • 広報活動の第一歩
    • イベントの集客
    • あのメディアに載りたい
    • とにかく取材されたい 等

    「プレスリリースを出そう」と思うに至る理由は様々。そのため、お悩みの解決策もそれぞれ異なり多種多様です。

    ・初めてのプレスリリースで手取り足取り教えて欲しいのか…
    ・より良いプレスリリースを出すためのアドバイスが欲しいのか…

    “広報歴”一つ取っても、求めているサポートは大きく異なることと思います。

    プレスリリース配信サービスは、今でこそ一般的になってきましたが「@Press(アットプレス)」は先駆けとなる老舗のサービス1配信ごとに1名専属担当が付き、原稿校正~配信先のメディア選定~配信実行までをサポートしています。

    年間約2,000本のプレスリリースを校正するプロを擁する@Pressは、日々様々なプレスリリースを見ています。
    どのように進めたらいいのかお困りの担当者様は、ぜひお気軽にご相談ください。

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