プレスリリースの書き方、基本構成やおさえるべきポイントとは

プレスリリースを出す、と決まったけれど具体的に何を書いたらいいの?どんな文章・表現で書いたらいいのか、メールマガジンなら書いたことあるけど同じようなものなのか?初めてプレスリリースを書くとなったら疑問がたくさんあるかと思います。

この記事では、「プレスリリース」の基本構成から、重要なタイトルの考え方、狙うメディアごとの対策など、初めての方に限らずプレスリリースを出しなれている方にも改めて今のプレスリリースの見直しに活用いただける基礎を解説します。

目的の再確認

まず「プレスリリースを出す」ということは、その内容を記事・取材として取り上げてもらうことを狙っていることと思います。そのためには、記者・編集者がプレスリリースに興味を持ち/読み/理解してもらうことが必須です。内容に惹きがあり、理解しやすいプレスリリースを作ることで結果として記事・取材が繋がってくる、ということを改めて念頭に置きましょう。

情報整理

プレスリリースを書く上での最初のステップは「書く情報の整理です。特に「5W(WHO:誰が、WHAT:何を、WHEN:いつ、WHERE:どこで、WHY:なぜ)5H(HOW:方法、HOW MUCH:金、HOW MANY:数、HOW LONG:時、HOW in FUTURE:将来)」は分かりやすいプレスリリースを書く上で必須の情報が抑えられるだけでなく、記者・編集者の立場になっても記事化する上で重要な情報でもあります。

「5W5H」のリストアップが出来たら、背景・経緯や特長・差別化ポイントなどをまとめて、最終的に書き手が「このプレスリリースでは何が伝えたいのか」明確にしましょう。

プレスリリースの基本構成

一般的なプレスリリースは以下のような基本構成で成り立っており、最初に5W5Hでまとめた情報をそれぞれの位置へ記載していくだけで「プレスリリース」の定型に則った原稿が簡単に仕上げられます。

冒頭

「報道関係者各位」「プレスリリース」「日付」「発行者名」を記入します。レターヘッドのように定形となっているので、必要以上に手を加える必要はありません。

見出し(タイトル)

ムダを極力除き、最も重要な点を簡潔にまとめます。なお、インパクトだけを重視し、事実関係を無視した広告的なタイトルは敬遠される傾向にあるため、誇大表現にならないよう心がけてください。

本文

「リード文(第一段落)」だけでプレスリリースの内容が把握できるよう、5W5Hを元に、具体的な思索や経緯、商品・サービスの特長などを、日時・価格・サイズなどの数字データ(=正確性)を盛り込みつつ、分かりやすく簡潔に概要を記述します。
忙しい多くの記者はタイトルとリード文だけを見て、最後まで目を通すかを判断するので、「タイトルとリード文でどれだけプレスリリースの趣旨を伝え、興味を引けるか」が最重要ポイントになります。
次に、新商品や新サービスなどの特長・概要説明・補足説明・今後の展望などを述べます。
なお、細かな説明やボイラープレート(毎回決まった文言で必ず紹介する会社・製品案内)などは、本文の後に入れるか、必要に応じて別紙に記載したりWebサイトへの誘導で補うようにして、できるだけ簡潔で読み易くなるような工夫をしましょう。
また、プレスリリースは「公的文書」ですのでメールマガジンやチラシで使用するような砕けた表現/広告的表現(!の多用など)/絵文字などは用いません。丁寧な文書となるよう「ですます調」で仕上げることを推奨します。

文末

「会社概要」や「問い合わせ先」を明記します。
「会社概要」は必須ではありませんが、所在地や代表者、事業内容などを明示する事により企業認知度向上や信頼感へも繋がります。また、メディアによっては会社概要によって会社を識別し、記事にする・しないを判断することもあります。「問い合わせ先」には報道関係者向けに、会社名、担当者の氏名、電話番号・ファックス番号・メールアドレスなどの連絡先、自社サイトURLを必ず記載しましょう(一般の方からの問い合わせ先が別にある場合は分けて記載してください)。

画像・補足資料

商品やプレスリリースの内容を端的に表すものとして、画像(写真・グラフ・イラスト等)の使用を強くお勧めします。画像を使うことで文章以上の情報(インパクトや商品イメージ)を伝えられますので、「見出し」や「リード文」とともにとても重要です。
配置場所は、見出しの下や本文中など、内容によって適切な場所を選んでみてください。

関連記事:プレスリリースに画像は必要?扱いやすい画像・気になる著作権について解説

一番重要なのはタイトル

色々な要素がある中でも、最も重要なのはタイトル。受け手にとって、魅力的なキーワードを入れつつもシンプルにすることがポイントです。

1. 短く・わかりやすく
大げさではなく「1字を削る!」くらいの気持ちで短く、簡潔に。“~を発表します。”とか“~を発売しました。”とかの表記は文章用であり、タイトル用ではありません。タイトルの末尾は、“~を発表”や“~を発売”など必ず体言止めにしましょう。

2.記事化のイメージが湧く情報を入れる
旬・トレンド・流行りのキーワード
を入れる他にも、“全長●m/手のひらサイズ 等”インパクトが伝わるような数字や連想させられる情報を入れ「実際にどのように記事にできるか」を受け手がイメージできるようにしましょう。

3.ターゲットを常に意識
特に狙っているメディアがあれば、例え同じ商材のプレスリリースであったとしても「おしゃれ系ライフスタイル誌=デザイン性」「Tech系メディア=機能性」「地域メディア=地名」など、ターゲットが異なれば、アンテナを張っているポイントも異なることを忘れないようにしましょう。

配信前、10のチェックポイント

プレスリリースを書き終えたら、これを受け取る記者・編集者の立場になって、以下10のポイントがおさえられているかチェックしましょう。自分以外の第3者にチェックしてもらうのも、非常に有効です。

  1. 見出しとリード文だけで内容が理解できる
  2. 発信者の伝えたい主旨が明確である
  3. 全体的に簡潔にまとめられており、読みやすい
  4. メリハリのある文章・構成で書かれている
  5. 時流に合ったポイントが盛り込まれている
  6. 信頼性がある
  7. 広告・宣伝じみた文句がない
  8. 具体的な数字データが記載されている
  9. 専門用語が多用されていない
  10. 記事にすぐ使える画像が添付されている

メディア別アプローチ

プレスリリースを送る時「今回は新聞掲載を狙いたい」「この雑誌に取り上げて欲しい」など目標を掲げているケースもあるかと思います。メディアの種類が異なると、興味や欲している情報も異なります。今回は、新聞・雑誌・テレビ・WEBメディアと大きく4つに分けて一般的な傾向をご紹介します。もし、具体的に狙いたいメディアがある場合、掲載されている記事を見てどのような情報を掲載する傾向にあるのか、実際に確認しながら対策できるとより良いです。

新聞

【経済・生活に大きな影響を与えそうな新しい情報を早く伝える】
新聞は、全国紙以外に地域の情報を扱うブロック紙・地方紙や、産業/流通/金融などの情報を扱う産業経済紙、スポーツ/芸能情報などを扱うスポーツ紙、食料/エネルギー/教育など業界それぞれに特化した業界紙など複数種類があります。
それぞれ、前述のように主に扱う情報に違いがあるだけでなく、例えば「経済面」では経営者や投資家など、お金や企業・市場動向を意識する人向けの情報が扱われ、「生活面」では記事だけではなく、コラムや特集等もあり、消費者の生活に影響がある情報が扱われます。

経済面生活面
・経済や株式市場に影響⇒大企業・上場企業
・グローバルな動向⇒多国籍企業
・働き方、育児・介護、性マイノリティなど

雑誌

【季節・時事にあった情報を“特集”して伝える】
雑誌は、月刊・隔月刊・週刊など刊期が様々あり、例えば月刊誌の場合、10月号掲載を狙うとなるとその2か月程前には掲載内容が決まってしまうため、先々に情報を届ける必要があります。また、他のメディアよりも対象となる読者の年齢・性別・趣味嗜好・ライフスタイルなどが明確なため、その雑誌にはどういった情報がどのように掲載されているのか、傾向が出やすいという特長もあります。

<参考>
オンライン書店Fujisan.co.jp
日本最大級の雑誌数を誇る通販オンライン書店。カテゴリ・ランキング・年齢層などの観点で多くの雑誌を見つけられる。
ファッション雑誌ガイド
ファッション・ライフスタイル誌を性別・年齢や系統ごとにまとめてリストアップ、刊期・発売日・価格など雑誌の概要情報を紹介している総合ガイドサイト。

テレビ

【幅広い視聴者へ、旬な良い映像を提供】
テレビの特長として、他の媒体と比較して視聴者層が広いこと、そして映像が媒体であるために良い“画”が届けられるか否かが重要なポイントであることが挙げられます。
また、雑誌・新聞・SNSなどで話題になった題材を扱うこともあるほか、「報道番組」と「情報番組」など番組によって取り扱うネタや、切り取る情報などが異なります。

報道番組情報番組
・信ぴょう性を高めるため、数字を多用
・基本的には、新聞と同じ観点
・テーマに沿って情報を提供する
・トレンドを作る

WEBメディア

【少人数体制でより多くの情報を掲載】
大小様々なWEBメディアがありますが、一般的には随時記事を更新していて、多く記事を投稿する傾向があるため、すばやく記事に仕上げられる必要情報が漏れなく揃う情報のニーズがあります。他の媒体と異なり、掲載枠に制限がないケースが多いため、テキスト情報として記事化がスムーズなメールでの受け取り希望が多かったり、取材せずに手元にある情報で記事化することが多いことも特徴的です。

他社のプレスリリースや雛形を参考に

プレスリリースの良し悪しの判断やテクニックを養う上で、最も手軽で参考になるのは「他社の出しているプレスリリースを見ること」です。意外とすでに事前知識のある自社のことであると、重要なポイントが伝わりにくい文面になってしまっていたり、読み手と同じ新鮮な頭では考えにくいもの。競合や全く異なる業種のプレスリリースを見ることで、意外な視点や「ここは少し分かりにくかった」「これは分かりやすかった」など、自社のプレスリリースに活かしたい発見があるでしょう。

また、様々なプレスリリース内容に合わせた雛形も多くあるので、自分の出したいプレスリリース内容に近しい雛形をまずは参考にし、少しずつ自分のプレスリリースに形に近づけていくことでプレスリリースの基礎的な書き方を身につけることができます。

▼@Pressから出されている企業様のプレスリリース一覧ページ

▼雛形集を含む「プレスリリース書き方セット」を無料でダウンロード

さいごに

「プレスリリースは専門的で初心者には難しい」と敬遠されることもありますが、上記のように「基礎構成」に沿って必要情報である「5W5H」を埋めていけば基本的な原稿は仕上げることができます。どうしてもイメージが付かない場合は、雛形や他社企業のプレスリリースを参考にして、一部分ずつ自社の情報に置き換えて考えてみましょう。始めてみると意外と思ったよりも簡単に書けるもの。
「記者目線」を忘れずに、自社情報を発信してみましょう。

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「プレスリリースを出そう」と思うに至る理由は様々。そのため、お悩みの解決策もそれぞれ異なり多種多様です。

・初めてのプレスリリースで手取り足取り教えて欲しいのか…
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