プレスリリースとは?その目的・意味や実施フローを解説

メディアにアプローチし、情報を伝える手法として今や一般的となった「プレスリリース」。当たり前になったからこそ、いまさら聞けなくなってしまったことはありませんか?なんとなく理解はしていても、なぜ重要なのか、どういったメリット・デメリットがあり、どのような内容であれば配信することが出来るのか等、説明しようとすると難しいこともあるかもしれません。

この記事では、「プレスリリース」の意味、よく混同されがちな「広報・広告の違い」をはじめ、いざ実施するとなった際に参考にしていただきたい「プレスリリース実施のフロー」まで解説します。

プレスリリースとは

プレスリリースとは、新商品・新サービスやイベント開催の発表から、人事・組織変更、決算、社会的活動、不祥事などの企業動向まで企業や団体が自らに関するニュース(新しい情報)をテレビ、新聞、雑誌、ニュースサイト等のメディアに向けて広く発表する「公式文書」で、広報活動の代表的な手法のことを言います(報道発表資料と呼ぶこともあります)。

メディアは、関心があるプレスリリースをニュースの素材(ネタ)とし、テレビ・新聞・雑誌・ニュースサイト等に取り上げ、情報発信を行っています。それら情報が読者や視聴者(一般消費者)の目に入り、企業・団体が発信した情報が世間に広まっています。

「広報」と「広告」の違い

広報の代表的手法である「プレスリリース」。その一方で「広報」と「広告」の特徴が混在し、誤った解釈がなされていることは少なくありません。
自社の掲げる目的を達成するためには、正しくそれぞれの性質を理解し、自分の目的にあった手法を選ぶことが大切です。

広告

広告

新聞・雑誌・テレビなどのメディアに対し、お金を払って広告枠を確保し、アピールする手法。有名なメディアでも枠を購入することで、誰でもアピールできるという特長がある。

その反面、広告の情報は広告主が作成した一方的な発信情報であることを読者に認識されているため、読者・一般消費者には信頼性に欠ける情報として伝わったり、読み飛ばされることもある。
また、社会的に認知されていないサービスや商品の場合は、想定しているターゲットには響きにくい(費用対効果は低い)といった側面もある。

  • テレビCM
  • 電車の中吊り広告
  • 新聞広告 など

広報

広報(英語:Public Relations、略称:PR)とは、企業や各種団体の活動内容や商品などの情報発信を行う業務を意味します。広報活動は情報を発信することで、新聞や雑誌、テレビなどの報道機関(メディア)に取り上げてもらったり、従業員や株主、消費者などのステークホルダーに活動内容などを理解してもらい、より良い関係を築くための活動とも言えます。

  • プレスリリース/ニュースレター
  • SNS/ブログ
  • イベント/記者会見 など

広報(プレスリリース)広告
メディアの担当部門編集局、報道局(記者)広告局(営業)
方法無償での情報提供広告枠の購入
主導権メディア(記者)広告主
コスト低い高い
露出方法TV番組/WEBニュース/新聞記事 など広告/CM など
読み手の受ける印象客観的で信頼性が高い主観的で信頼性が低い
効果皆無~無限大基本的に費用に比例

「プレスリリース」「ニュースリリース」「ニュースレター」の違い

「プレスリリース」と似ている言葉に「ニュースリリース」や「ニュースレター」がありますが、それぞれの違いはなんでしょうか?広報活動においてどのように活用されているものか、自分が配信すべきは何であるのかをきちんと理解しましょう。

プレスリリース・ニュースリリース

「プレスリリース」と「ニュースリリース」は、必ず新しい情報(ニュース性)が必要です。そして、ほぼ同義として使われていることがほとんどです。

厳密には「プレス(Press:報道)リリース」と言葉の通り、本来プレスリリースは対象が報道機関(メディア)、「ニュース(News)リリース」は対象を特定していない、という違いがあります。ただし、現代では企業がプレスリリースを自社サイトへ掲載していることや、プレスリリース配信サービスのサイトで掲載されていることなどから、一般の方も閲覧する機会が増えています。その結果、2つの境界線がなくなり、現在はほぼ同義で使われていると考えられます。

ニュースレター

「ニュースレター」は、プレスリリース・ニュースリリースと異なり、新しい情報(ニュース性)は必要ありません。プレスリリース・ニュースリリースが「公式文書」と称されるのに対し、ニュースレターは「読み手にとって有益な読み物」といった立ち位置の広報手法です。

「日本パブリックリレーションズ協会」も以下のように「ニュースレター」はプレスリリース・ニュースリリースとは区分けして定義しています。

マスコミなどのステークホルダーと良好・健全なコミュニケーションを図るために、経営戦略、営業活動、財務状況、技術開発情報などを定期的に紹介する新聞形式の情報発信ツール。ニュースリリースが企業情報の発表資料であり、PR誌が企業の文化や社会性などにウェイトを置いたツールであるのに対して、ニュースレターはあくまでも企業活動の情報開示を目的としている。

公益社団法人日本パブリックリレーションズ協会│PR用語ミニ辞典
ニュース性具体例
プレスリリース
ニュースリリース
必要・書籍「●●」が累計発行部数10万部を突破
・××社、特殊素材「△△」を製品に採用
ニュースレター必要ない・書籍「●●」のご紹介
・特殊素材「△△」の性能
まとめ

プレスリリースとは

  • 企業・団体などが自らについてニュース(新しい情報)を報道機関へ情報発信する公的文書」
  • 広告と比較して低コストで実施可能
  • 客観的な第三者目線で報道されるため、信頼度の高い印象を読み手に与えられる
  • 「ニュースレター」とは異なり、新しい情報は必須

プレスリリースの目的・効果

目的はステークホルダーとの良好な関係の構築

プレスリリースは、広報活動の基本です。
メディアに取り上げられることで得られる「宣伝効果」に期待して、一時的にプロモーション活動の一環として実施する企業・団体も少なくないとは思いますが、あくまでも広報の目的は「従業員や株主、消費者などのステークホルダーに活動内容などを理解してもらい、より良い関係を築く」こと。その結果として「宣伝効果」などを含む、以下のような効果が得られるため「プレスリリース」での情報発信は多くの企業が実施しています。

認知度・売上UPなど様々な効果

プレスリリースの発信から、テレビに取り上げられたり・ニュースサイトで記事が掲載されること得られる「宣伝効果」によって、商品・サービスの認知度が上がることや、イベントへの集客増など様々な効果が期待できます。

代表的な効果として、以下が挙げられます。

  • ブランディング・ファンの獲得
  • 売り上げの拡大
  • 投資・融資
  • ビジネスチャンス
  • ステークホルダーからの良い印象
  • 優秀な人材の採用
  • 社内の活性化

関連記事:売上・認知度UPに繋がるの?プレスリリースで得られる効果とは

プレスリリースのメリット・デメリット

メリット

低コストで実施可能

プレスリリースを自社で行う場合、配信に掛かる通信料等のコストのみ=ほぼコストをかけずに実施することができます。プレスリリース配信代行サービスを活用する場合も、無料サービスもあるほか、1配信・30,0000円~などが一般的な価格帯となり、広告と比較して圧倒的に低コストで実施可能です。

高い信頼性

プレスリリースは「報道機関(メディア)へ充てた公的な文書」であり、記者が記事を書くための資料となります。そのため、広告のようにプレスリリース発信者が、主観的に伝えたいことを伝えたいように述べているのと対照的に、TVの報道やWEBニュース記事などに取り上げられる内容は報道機関(メディア)=記者が第3者の視点から客観的に事実を述べているものとなります。
その結果、メディアの視聴者・読者にとって信頼度の高い情報として届けることができます

デメリット

記事内容のコントロールが出来ない

プレスリリースは、あくまで報道機関(メディア)が記事を書くための資料であるため、その中からどのような情報を使い/使わないのかを決定する権利は報道機関(メディア)にあります。プレスリリースを元にどのような記事となるか、基本的に発行者は指示が出来ないため、内容のコントロールをすることが出来ません。
※すべてではありませんが、記事の確認でご連絡をくださるメディアもあります

記事になるとは限らない

報道機関(メディア)のもとには、毎日大量のプレスリリースが届いており、実際に記事になるものはそのうちの一握りのみです。「プレスリリースを送った=記事の確約」ではないため、地道な活動となります。多く届くプレスリリースの中でも惹きがあり「自分たちの欲している情報である」と感じてもらうことが重要となります。

重要!

目的に適するかチェック

結果を得るには、まずプレスリリースのメリット・デメリットを理解した上で、掲げている目的を達成ために「プレスリリース」が適しているのか否かを検討することが大切です。

プレスリリースできる内容とは

プレスリリースは極端な説明ですが「新しい情報(ニュース性)」さえあれば、どのような内容でも配信可能です。ただし、あくまで企業・団体の「公的文書」であるため、守る必要のある体裁・ルールなどが多少ありますが、その型に当てはめるだけで出せない内容は特にありません。

代表的なプレスリリース内容は、以下のような種類で分類することができます。

  • 新商品/新サービスの発表
  • 既存商品やサービスの拡充(リニューアルなど)
  • サービス改定/価格変更
  • イベントやキャンペーンの開催告知・開催報告
  • 調査結果の発表(市場調査など)
  • 業績の発表(利用企業○○社突破など)
  • 他社との業務提携
  • 会社合併、新会社設立
  • 人事関連(社長交代など)
  • 決算、株主関連の報告

※プレスリリース配信サービスを利用される場合は、公序良俗に反する・プライバシー/名誉を侵害する内容など、独自に配信制限を設けているため、それぞれのサービス利用規約をご確認ください

プレスリリース実施のフロー

情報収集・ネタ作り

社内の情報通になる

広報において、情報の鮮度は非常に重要です。
例えば、あなたはニュースサイトの編集部で同じ新商品の発売プレスリリースを受け取ったとしましょう。

  • 明日発売!「弾ける新食感グミ××」○月○日よりコンビニ限定販売(明日の日付)
  • 「はじける新食感グミ××」○月○日よりコンビニ限定販売(先週の日付)

日付情報以外は何も違いのないプレスリリースですが、読者に有益な情報を提供する編集部の立場で考えると、鮮度の落ちた後者では「読者もすでに知っている」記事になってしまうことが想像できるかと思います。大量の情報が届くメディア目線では「過去の情報」というだけで記事にしない充分な理由になってしまうのです。

タイムリーな情報発信を実現するためには、社内でこれからどのような動きがあるのか、常々キャッチアップすることが大切になります。共有方法として、例えば各部門の情報通を集めて一気に情報収集してしまうのも一つの手としておすすめですが、会社規模に合わせて色々と考えられそうです。

発信する切り口を決める

「このサービスを世に知らせたい!」という想いがあっても、ニュース性がなくてはプレスリリースとして情報発信することができません。もし、広告やSNSなど新しい情報である必要のない手法ではなく、プレスリリースを活用する場合は「ニュース性」を持たせ、価値あるネタ作りをするための切り口を決める必要があります

主に、ニュース性とは以下のようなものを持つと言えます。

  • 新規性
  • 社会性・公共性(時事性)
  • 希少性
  • トレンド性(話題性)
  • 記念日・季節性

プレスリリースの作成

情報整理

プレスリリースは、記者・編集者に取り上げてもらうことで広く世間に知られる機会を得ることが出来ます。そのためには「記者・編集者」に興味を持ってもらう・読んでもらう・理解してもらうことが重要になるので、それら点に注力してプレスリリースを作成するように意識しましょう。

「5W5H」で考えると、自分が何を伝えたいのかの再確認になるだけでなく、分かりやすい構成のプレスリリースのための必須情報、記者・編集者自身が記事にする上での重要な情報が分かりやすいプレスリリースに仕上げやすくなるのでおすすめです。

画像:@Press作成

基本構成に当てはめる

情報の整理ができたら、プレスリリースの基本構成にそれぞれの情報を当てはめていきます。「公的文書」のため、ある程度の型があるので安心です。

一般的な要素としては、以下が挙げられます。

  • 冒頭:「報道関係者各位」などを記載する定形
  • 見出し(タイトル):記者・編集者に興味を持ってもらう上で最も重要
  • 本文:全体内容が掴める「リード文」+それをより詳細に説明する「特長」「概要」など
  • 文末:「会社概要」や必須の「問い合わせ先」
  • 画像・補足資料:視覚的訴求やインパクトのある画像で目を惹く

関連記事:プレスリリースの書き方、基本構成やおさえるべきポイントとは

プレスリリースを送付

主な送付方法

プレスリリースの送付方法は、一般的に以下4つが挙げられます。メディアの体制やその特性から「この方法で送ってほしい」という要望もあるため、事前に希望送付方法を確認できることが理想的です。

  • FAX
  • メール(テキスト/HTML)
  • 郵送
  • 記者クラブ

送り先

どの送付方法を取るにしろ、重要なのは送り先を誤らないこと
極端な例ですが「女性向けの新作コスメ」のプレスリリースを「土木機材の専門紙」へ送っては意味がありません。それをより現実的なやりがちな例に置き換えると、

  1. 「全国展開しているハウスメーカーのキャンペーン」を「知り得るすべての地域支局」へ
  2. 「社会貢献を目的にした新商品」を「テレビの社会部」へ

などが考えられます。
(1)に関して、地域支局は「その地域に特化した情報」を求めているため、もし実施するのであれば「その支局がカバーする地域に店舗があるか」「プレスリリース内で、なぜその支局宛に届けられたのか理解できるに足りる情報があるか」などを確認する必要があります。
(2)に関して、「テレビに取り上げられたい」からとテレビのあらゆる部門へ送ってはいけません。社会部は、特に事故・事件など緊急性が高い情報を扱う部門ですので、自分の情報に価値を持ってくれる部門はどこであるのか、調べてから送るようにする必要があります

送り先を誤ると、意味がないだけでなく「迷惑なプレスリリースを送ってくる企業」とかえってマイナスなイメージを持たれてしまうことも少なくありません。企業の広報活動が、企業にとってマイナスにならないようにするための重要なポイントです。

関連記事:プレスリリースの送り方のギモン:いつ・どこへ・どのように送るの?

さいごに

プレスリリースは、企業・団体が自らのニュースを報道機関(メディア)さらに消費者に届ける広報手法です。また、上手く活用できると低コストで非常に大きなビジネス効果を生むことができる活動でもあります。長い目でみる必要のある、地道な活動になることが多いですが、企業規模に関わらず誰もが行える活動なため、広報の1歩目の挑戦としてもおすすめです。
これらの情報を参考にしつつ、自社ならではのプレスリリース活動を実施してみてください。

プレスリリースのお悩みをプロに相談
  • 広報活動の第一歩
  • イベントの集客
  • あのメディアに載りたい
  • とにかく取材されたい 等

「プレスリリースを出そう」と思うに至る理由は様々。そのため、お悩みの解決策もそれぞれ異なり多種多様です。

・初めてのプレスリリースで手取り足取り教えて欲しいのか…
・より良いプレスリリースを出すためのアドバイスが欲しいのか…

“広報歴”一つ取っても、求めているサポートは大きく異なることと思います。

プレスリリース配信サービスは、今でこそ一般的になってきましたが「@Press(アットプレス)」は先駆けとなる老舗のサービス1配信ごとに1名専属担当が付き、原稿校正~配信先のメディア選定~配信実行までをサポートしています。

年間約2,000本のプレスリリースを校正するプロを擁する@Pressは、日々様々なプレスリリースを見ています。
どのように進めたらいいのかお困りの担当者様は、ぜひお気軽にご相談ください。

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